Сканування документів

Переваги оцифровування документів

Згідно із статистикою — сканування архівів документів дозволяє скоротити внутрішні трудовитрати персоналу компанії в середньому на 35%. Співробітники перестають займатися непрофільною діяльністю щодо пошуку та зберігання документів та якісніше виконують свої службові обов'язки.

Друга істотна перевага сканування архівів — економія корисних площ офісного простору. Оцифрований документ завжди доступний в електронному виді і таким чином можна звільнити офіс: припинити зберігати паперові оригінали документів. Так само сканування документів дозволяє істотно підвищити рівень конфіденційності при роботі з інформацією. Оцифрований документ, завантажений до електронного архіву, може отримати тільки той співробітник, який має для цього авторизований доступ. При цьому паперовий оригінал документу надійно зберігається в архівному сховищі ОСГ.

Робота із скан-образами документів забезпечує зручний доступ до інформації, дозволяючи таким чином ефективніше організувати роботу з документами. Документ завжди доступний і може бути завантажений для роботи у будь-який момент.

Дотримання конфіденційності інформації

Важливо: вся робота при скануванні архівних документів виконується з дотриманням найвищих критеріїв конфіденційності. Інформація, що надходить для сканування, захищена від сторонніх очей.

Методи захисту конфіденційності

• Використання професійного устаткування для сканування документації
• Використання системи відеоспостереження
• Відповідальне дотримання угоди про конфіденційність інформації.

Досвід роботи показує: сканування документації перетворює архів компанії на цінний актив — в усіх сферах бізнесу. Але є галузі, де сканування і розпізнавання документів найбільш необхідні.

До таких галузей відносяться:

• Банківська сфера
• Роздрібна торгівля
• Страхові компанії
• Компанії, які надають консалтингові послуги
• Юридичні компанії.

Відповідальний та системний підхід є необхідним при сканування архівних документів у великому об'ємі. Чим більше документів треба перекласти в цифровий формат — тим складніше підготовка документів до сканування. З комплексом геніальних рішень ОСГ сканування будь-якого об'єму архівних документів виконується швидко та якісно.

Для того, щоб сканування та розпізнавання документів було виконане максимально ефективно, фахівці ОСГ підготують документи до сканування.

На цьому етапі сканування документів виконуються два основні завдання:

• Технічна обробка документів
• Систематизація документів.

Етап технічної обробки документів

Включає комплекс дій для фізичної підготовки паперових носіїв для створення сканів документів. Залежно від:

• виду і стану документів, що поступають на сканування
• завдань, які поставлені перед скануванням

проводиться технічна обробка документів. Цей етап дуже важливий для того, щоб надалі процес сканування був максимально автоматизований.

На цьому ж етапі оцифрування документів з них вилучаються усі металеві елементи, здатні завадити процедурі сканування.

Етап систематизації інформації

На цій стадії робіт проводиться смисловий аналіз архівів документів при скануванні. Залежно від того, які саме послуги сканування замовлені — фахівці виконають комплексну роботу по сортуванню і систематизації даних.

Може бути проведена робота за визначенням документів, що підлягають скануванню. Якщо з усього архіву — треба сканування тільки певних типів документів — співробітники ОСГ виконають це сортування. Таким чином, відсканована буде тільки та інформація, яку дійсно треба переводити в електронний вигляд.

Так само на цьому етапі сканування архівних документів проводиться сортування документів з обліком:

• хронологічного порядку
• типу документації
• стану і зовнішнього вигляду.

Етап систематизації дуже важливий при підготовці документів до подальшого індексування. Зручність доступу до відсканованих документів залежить від того, наскільки ретельно були виконані роботи на етапі систематизації даних.

Як ми скануємо документи